Software de logística TMS para otimizar entregas e resultados

Bigode – Em tempos de logística 4.0, o uso da tecnologia aplicada à distribuição de produtos é indispensável em qualquer empresa, e o software de logística TMS é a solução ideal para embarcadores e transportadores de todos os portes.

Um software TMS é o tipo de sistema utilizado por embarcadores que desejam otimizar os processos do setor logístico que envolvam a gestão de transportadores, controle de pagamentos, segurança da informação e disponibilidade de dados em tempo real.

Uma gestão logística eficaz ajuda a potencializar os processos e melhorar os resultados de uma empresa. Para isso, todas as etapas — de ponta a ponta da logística — devem ser controladas, visando a identificação e a solução ágil dos gargalos. Nesse sentido, o software TMS de logística pode se tornar um excelente aliado.

Essa é uma solução extremamente útil, especialmente se levarmos em conta os fatores que afetam diretamente os custos do transporte e refletem no produto, como a constante elevação do preço dos combustíveis, as estradas precárias e o excesso de burocracia.

Para minimizar esses impactos, é preciso trabalhar para aumentar a produtividade — e a tecnologia é, sem dúvida, a melhor opção para auxiliar gestores embarcadores a superar desafios diários que surgem devido ao dinamismo do setor logístico na empresa.

Quer saber mais sobre essa ferramenta, seus benefícios, funcionalidades que ela oferece para aprimorar a rotina e ainda entender como seus módulos podem ser utilizados em seu dia a dia? Então continue com a gente para conferir todos esses aspectos e tenha uma ótima leitura!

O que é o software de logística TMS?

O Transportation Management System — ou Sistema de Gerenciamento de Transportes, em português — é uma ferramenta desenvolvida para organizações que têm processos voltados para a distribuição de produtos. Ela foi pensada para empresas que necessitam de uma solução que dê suporte à gestão de fretes, que permita automatizar processos e que consiga gerir informações e acompanhar atividades em tempo real.

É um software que fornece para a empresa uma visão sistêmica e integrada do negócio, sendo uma fonte indispensável para a gestão estratégica de transporte. Ele atua diretamente em todos os processos relacionados ao assunto, desde custos (fretes e auditoria de faturas) até o controle operacional (agendamento de entregas, rastreamento e gerenciamento de ocorrências).

Como o sistema funciona?

Um software TMS é um sistema moderno e de comando lógico, que opera online, permitindo a transmissão da gestão dos processos do transporte de cargas, que anteriormente eram executados por intermédio de registros e planilhas.

Essa operação se realiza por meio de computadores de uso exclusivo para o programa, tornando o monitoramento mais ágil e eficaz. Além de minimizar as falhas, ajuda a melhorar o controle dos processos, proporcionando aos gestores uma aceleração em suas operações e tomadas de decisão.

Quais as principais funcionalidades?

O software de logística TMS pode ter diversas funcionalidades, que ajudam a aumentar a eficiência das rotinas e, consequentemente, otimizar os resultados. Entre as principais, podemos citar algumas. Veja abaixo!

Cálculo de frete

Cada transportadora pode utilizar um modelo de precificação diferenciado, considerando as variáveis que melhor se enquadram ao modelo de negócio — o que torna o cálculo mais complexo, principalmente na hora de decidir qual frete contratar.

Com o investimento em um TMS, essas contas são automatizadas. Ele compara todas as tabelas de frete dos fornecedores de serviços de transporte, realizando um cruzamento dos dados com maior agilidade e menor risco de erros. Tudo isso permite que se tome uma decisão mais acertada, com base no custo-benefício.

Tabela e histórico de fretes

Além de calcular os fretes automaticamente, o software de logística TMS é capaz de registrar tabelas completas e detalhadas de todas as cotações e serviços de fretes oferecidos pelas transportadoras. Dessa forma, sua gestão aumenta o controle de custos, facilita possíveis auditorias, viabiliza pesquisas de preços e ajuda na tomada de decisões estratégicas de sua equipe.

Simulação de cenários ideais

Para que uma rota de logística seja considerada realmente eficiente, é preciso levar em consideração uma série de fatores e não simplesmente traçar um trajeto. Afinal, cada operação envolve custos diferentes, riscos e prazos.

O software TMS permite ao gestor simular o melhor cenário para suas entregas, destacando quais serão os gastos detalhados para aquele caminho (pernoites, combustível, alimentação, pedágios etc.), além do tempo necessário para a conclusão e as melhores estratégias para garantir a segurança e qualidade da viagem.

Comunicação automatizada

Já foi tempo em que para saber a posição exata do veículo era preciso ligar ou enviar mensagens ao motorista para que passasse tal informação. Com o software de logística TMS o gestor e cliente têm controle total por meio do rastreamento online da rota, mas além disso, cada etapa da operação é comunicada automaticamente por meio de notificações de SMS.

Ou seja, isso permite prever melhor os prazos de entregas, detectar possíveis atrasos e, o mais importante, deixar seu cliente a par de toda a operação, de forma transparente e confiável.

Gestão de despachos

Já a gestão de despachos está ligada à geração de romaneios, criação de solicitações de coletas para os transportadores, entre outras funções que podem variar de acordo com a solução contratada.

Esse módulo ajuda na integração entre a empresa e as terceirizadas, agilizando a contratação do frete, permitindo a troca de informações entre os negócios e aumentando a qualidade dos serviços por meio da redução do lead time do pedido e do prazo de entrega.

Agendamento das entregas

Para empresas que trabalham com entregas fracionadas, fazer um planejamento eficaz da distribuição de pedidos costuma ser um desafio. A alternativa para contorná-lo é implementar os processos de agendamento das entregas e a consolidação das cargas.

Assim, torna-se possível organizar um calendário de envios, aprimorar o fluxo de expedições, reduzir os custos com frete e aumentar a satisfação dos clientes — que passam a ter maior previsibilidade a respeito da data de recebimento de seus pedidos, além de contar com um serviço de frete mais eficaz.

Rastreamento das entregas e gestão das ocorrências

O rastreamento de entregas permite ao gestor acompanhar o status das entregas e se existe alguma situação atípica que possa gerar atrasos para os clientes. Obter essa informação antecipadamente possibilita que o setor de atendimento ao cliente tenha dados atualizados e repasse-os aos consumidores.

A gestão das ocorrências, além de registrar as incidências de demora na entrega, também ajuda a acompanhar outras questões como atrasos, avarias e extravios que prejudicam a eficiência das operações e elevam os custos.

O acompanhamento permite ainda que o gestor do departamento de logística tenha dados valiosos sobre os transportadores que apresentam muitas ocorrências, podendo, assim, planejar e monitorar os indicadores de todas as empresas prestadoras de serviços de frete para que opte sempre por aquelas com baixo índice de eventos.

Auditoria de faturas

Esse é um módulo do TMS que permite realizar a conferência das faturas que são enviadas pelas transportadoras para pagamento. Como o processo manual demandaria muito mais tempo para ser concluído e ainda geraria o risco de erros, o investimento no sistema permite agilizar essa rotina e torná-la mais acertada.

Assim, comparam-se os serviços contratados e os valores contidos nas tabelas de frete para verificar se os dados estão coerentes e se as faturas podem ser liberadas para serem pagas.

Além disso, o sistema também apresenta travas estratégicas, como o bloqueio de pagamentos em duplicidade — uma situação sujeita a ocorrer quando não há o uso da tecnologia para auxiliar na identificação de cobranças indevidas.

Qual a importância do software TMS?

Ao dispor desse sistema, você pode obter, em aspecto geral, uma perspectiva dos processos, podendo torná-los mais eficientes. Essa é uma solução inteligente que vai além de dados registrados. Assim, contribui de forma significativa nas tomadas de decisão, fornecendo à organização melhor controle de seus recursos humanos, financeiros e materiais.

A implantação dessa estratégia consegue atingir a minimização de custos na operação, pois permite uma visualização das despesas relacionadas ao transporte e dos ajustes básicos. Dessa forma, a empresa passa a ter um diferencial competitivo e um upgrade nos indicadores de desempenho pela análise exata na coleta de dados para a tomada de decisão.

Quais os benefícios do TMS?

O Sistema de Gestão de Transporte, quando empregado na empresa, traz muitos benefícios. Ele fornece um desempenho melhor à prestação de seus serviços e ao seu gerenciamento interno. Isso acontece pelos seguintes motivos:

• ajuda a melhorar o atendimento ao cliente;
• provoca o aumento da disponibilidade da frota;
• reduz o tempo gasto no gerenciamento de frete;
• permite uma boa economia financeira;
• otimiza a gestão logística;
• reduz as contratações de frete;
• ajuda na apresentação de dados com números coerentes;
• agiliza o controle de documentos;
• facilita o gerenciamento do alto número de informações;
• gera segurança no controle de entregas;
• gera informações confiáveis de relevância para clientes;
• permite que os usuários acompanhem e monitorem o ciclo de vida de pedidos e remessas em tempo real e obtenham atualizações de status em cada um deles.

Além de todos os benefícios citados, podemos observar que o sistema TMS proporciona um progresso na gestão de transportes. Ele automatiza os processos, minimiza os índices de erros, melhora a produtividade e promove uma maior segurança na comunicação e na troca de informações. Dessa maneira, vemos como ele potencializa os resultados de forma geral.

Como ele pode ajudar a otimizar os resultados?

Existem alguns aspectos fundamentais para a otimização de resultados que estão presentes nas diversas funcionalidades de um software TMS. Confira a seguir!

Redução do custo de frete

O frete é o principal componente do custo logístico no país e, segundo o Instituto de Logística e Supply Chain (ILOS), mais de 90% das operações de transporte são terceirizadas pelos embarcadores.

Diante desse cenário, a empresa que consegue otimizar o custo de transporte certamente terá um grande diferencial competitivo, possibilitando aumentar a margem de lucro do produto e melhorar a rentabilidade.

Entre as formas que o TMS ajuda nesse quesito, podemos citar que ele:

• forma cargas otimizadas;
• agrupa notas fiscais automaticamente, definindo regras;
• escolhe a melhor opção de frete realizando simulação dentre as opções disponíveis.

Qualidade do serviço

Embora o custo seja um fator relevante, não é o único diferencial para otimizar os resultados. Será que vale a pena conseguir a melhor cotação, mas a transportadora atrasar na coleta ou entrega? Já parou para pensar a respeito do impacto das devoluções ou multas por atraso? E, ainda, os custos com diárias, fretes de retorno, entre outros?

A ferramenta ajuda realizando o monitoramento dos prazos de coleta e entrega de cada transportadora, além de apresentar uma estratificação do desempenho de cada uma.

Informações ao cliente

A logística é uma área muito dinâmica e que exige informações rápidas e precisas. O seu cliente não pode esperar para saber dados básicos! O software resolve facilmente esse problema, oferecendo um portal de consultas, no qual as pessoas podem verificar em tempo real os eventos relevantes referentes a sua carga.

Controle de pagamentos

Controlar o pagamento é um dos fatores críticos para qualquer empresa, e, no caso do transporte, a atenção deve ser redobrada. Como, geralmente, são utilizadas diversas transportadoras, muitas vezes com condições, sistemas e processos distintos, as falhas podem ser mais numerosas. Usar o software ajudará a:

• fazer auditorias de fretes e impostos;
• validar as faturas que serão pagas;
• informar pendências de pagamentos;
• criar regras de autorização para situações fora do padrão.

Automação de tarefas manuais

Ao automatizar tarefas rotineiras, o gestor tem a chance de utilizar o colaborador para projetos mais importantes, que agreguem valor.

Pense no tempo que o seu time perde atualmente enviando e-mails e arquivos, fazendo ligações e verificando divergências, por exemplo. Processos como o envio de ordem de coleta, geração e envio do NOTFIS, conferência de frete, controle de entregas e faturas são totalmente automatizados, evitando erros e aumentando a disponibilidade da equipe.

Gestão otimizada da logística

Como melhorar o que você não mede? Como disse William Edwards Deming, “não há sucesso no que não se gerencia, e não se gerencia o que não se mede”. Dessa forma, o gerente de logística deve estar munido de informações que possibilitem entender a situação em tempo real. Por isso, o sistema disponibiliza relatórios analíticos e gráficos, tanto para acompanhar a evolução quanto para identificar oportunidades e criar planos de ação.

Aumento da produtividade

O software de logística TMS permite que suas equipes aumentem a produtividade de suas atividades diárias, sem precisar necessariamente contratar novos colaboradores. Na verdade, a tecnologia ajuda a otimizar as tarefas dos responsáveis e, inclusive, permitir que eles realizem outras funções importantes, enquanto a tecnologia cumpre seu papel de gestão de dados e informações das entregas.

Facilidade de implementação e manuseio

Outra vantagem indiscutível do software de logística TMS é a sua facilidade e flexibilidade de implementação nas empresas, já que é desenvolvido para atender diferentes especificidades e características das operações, independentemente do tamanho ou área de atuação do negócio.

O TMS é facilmente integrado aos principais ERPs do mercado e o manuseio é simples e didático, não se tornando um problema ou dificultador para a sua equipe. Em poucas horas de treinamento e apresentação das funções do software, seus colaboradores poderão usufruir com segurança e eficiência de todas as funcionalidades do programa.

Armazenamento de dados em nuvem

Normalmente, um software de logística TMS tem a possibilidade de operar em nuvem, o que é uma excelente alternativa para a armazenagem de dados de uma empresa, já que não demanda de investimento com provedores e aumenta consideravelmente os níveis de segurança de documentos e informações.

Além disso, investir em TMS em nuvem garante uma gestão mais ampla dos dados e informações das operações, que ficam sob responsabilidade de um parceiro especializado e com toda a expertise e estrutura desse tipo de tecnologia.

Quem pode utilizar esse tipo de sistema?

O sistema TMS é flexível. Portanto, pode ser utilizado por gestores e equipes de embarcadores, transportadores, organizações que terceirizam o serviço e instituições que efetuam o transporte de forma independente. O uso é simples e o dashboard é amigável, apresentando interface de fácil identificação de informações para uma análise de dados ágil — o que possibilita uma rápida tomada de decisão nos mais variados cenários diários possíveis.

O software TMS é indicado principalmente para embarcadores que têm uma rotina agitada e dinâmica, visto que, sem o auxílio da tecnologia, o ambiente de trabalho e a organização de processos podem se tornar bastante caóticos.

Quando é necessário implantar esse sistema em sua empresa?

O Software de Gestão de Transportes — TMS — geralmente é indicado para empresas de médio a grande porte, pois elas contam com uma frota considerável. A utilização desse tipo de sistema auxiliará no controle da manutenção, além de exercer o rastreamento dos veículos.

Ademais, existem quatro prenúncios que podem indicar a necessidade do sistema em sua organização, como:

• processos lentos e desestruturados;
• desperdícios;
• informações descentralizadas e com um controle ineficaz;
• dificuldade nas tomadas de decisão.

O que avaliar para a escolha o TMS adequado?

Não é fácil escolher uma nova ferramenta para implantar em uma empresa, e com um software para gestão de transporte não seria diferente. Então, veja alguns pontos e funcionalidades da ferramenta que devem ser levados em consideração no momento da decisão:

• relevância da fornecedora no mercado: busca por fornecedores qualificados e que oferecem apoio completo às atividades;
• amplitude da automatização de tarefas: agilidade nas operações;
• personalização de fórmulas de frete: ampla diversidade de fórmulas de cálculos;
• apoio à logística reversa: suporte no atendimento ao destinatário;
• transmissão de dados ao setor fiscal da empresa: automatização no cruzamento de informações transporte versus empresa;
• custo-benefício da plataforma: se o valor pago pelo software compensa os benefícios oferecidos.

Se ele tiver todas essas funcionalidades de maneira satisfatória, podemos dizer que a escolha do sistema foi realizada de forma certa e precisa. Dessa forma, os processos serão otimizados no dia a dia e as decisões a serem tomadas impactarão de maneira benéfica a empresa.

Qual a perspectiva de crescimento no uso do TMS no Brasil?

Segundo dados recentes, cerca de 40% das empresas de logística ainda fazem o uso de planilhas como principal ferramenta de gestão. Com organização e a aplicação de fórmulas adequadamente, as planilhas são boas ferramentas. Contudo, são limitadas por não permitirem o acesso simultâneo entre os usuários e um simples erro não identificado pode acarretar sérios prejuízos operacionais e financeiros.

Diante disso, existe uma perspectiva de crescimento no uso de softwares TMS no Brasil, visto que adotar a tecnologia em tempos de indústria 4.0 deixa de ser uma opção para se tornar um diferencial competitivo, levando em conta todos os benefícios e atributos que ressaltamos aqui.

Investir em um software TMS automatiza a rotina da área logística de embarcadores, proporcionando ganho em agilidade, aumentando a produtividade e reduzindo os custos e os erros na operação, entre outros benefícios que ajudam a otimizar os resultados.

Ter uma rotina organizada, ainda que seja bastante dinâmica, não é mais um sonho distante. A tecnologia está cada vez melhor e acessível para que possamos aproveitá-la cada vez mais em nosso cotidiano no trabalho simplificado sem abrir mão da agilidade.

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