A auditoria de frete é a atividade responsável pela conferência das faturas enviadas pelos transportadores — com a cobrança dos serviços que foram realizados em determinado período. O objetivo é identificar qualquer divergência que possa haver.
Entretanto, por mais que o processo seja bem estruturado e planejado, sempre está sujeito à incidência de falhas. No artigo de hoje vamos apresentar os principais problemas que podem ser encontrados durante essa auditoria. Continue conosco e confira!
1. Erro no cálculo
Esse é um dos problemas mais comuns encontrados na auditoria de fretes. Nesse caso, a cobrança do frete pode vir tanto maior quanto menor do que o correto, e o principal problema disso é que a transportadora ou sua empresa podem arcar com prejuízos financeiros.
Nesses casos, a falha deve ser sinalizada e a fatura deve ser enviada novamente para que o prestador do serviço faça a correção e envie o documento com os valores corretos para o pagamento.
2. Cobrança em duplicidade
Já nesse caso, a transportadora envia a cobrança de um mesmo serviço duas vezes para a empresa. O motivo disso pode ser a falta de um controle rigoroso sobre as cobranças já enviadas.
A consequência, assim como no caso do erro no cálculo, é prejuízo financeiro para sua empresa, que pode acabar pagando um valor maior do que o devido.
3. Problemas com as tabelas de frete
O processo de criar e implementar tabelas de frete já é bastante complexo, principalmente pelo fato de as transportadoras usarem variáveis diferentes para formar o preço do serviço de transporte.
O problema surge quando, por algum motivo, essas tabelas apresentam falhas e realizam um cálculo incorreto. Nesse caso, existem duas situações:
- a transportadora pode fazer uma cobrança errada;
- a empresa pode ter problemas para realizar a auditoria de fretes — haja vista que, com os dados imprecisos, impossibilita uma conferência exata dos valores repassados.
Esta é uma das adversidades mais graves, já que pode levar bastante tempo até que a inconsistência seja identificada e mais tempo ainda para corrigi-la e solucionar a situação.
4. Cobrança de serviços que não foram prestados
Este também é um problema bem comum no que diz respeito à auditoria de fretes: a cobrança de serviços que não foram prestados. Ele pode surgir em decorrência de uma falha na transportadora em organizar as cobranças.
Caso haja dúvidas a respeito de determinada fatura, o ideal é retornar a cobrança para o prestador de serviços responsável e solicitar o comprovante de entrega referente ao transporte que está sendo cobrado.
Assim, se a cobrança for indevida, a transportadora deve retirá-la do montante enviado.
Como podemos ver, existem situações que podem acontecer na auditoria de fretes e que revelam falhas no processo de cobrança. Sendo assim, pode-se dizer que este monitoramento e controle é fundamental para evitar que sua empresa arque com custos que não foram verdadeiramente gerados, ou que seus fornecedores de transporte não tenham prejuízos operacionais — o que pode acarretar a queda do desempenho no longo prazo.
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